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RakuNest Privacy Policy
and Notice of Personal Information Collection

Last Updated: July 10, 2024

**Japanese follows English　（英語の後に日本語が続きます）

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1. What this Privacy Policy Covers

2. Collection of Personal Information

3. Use of Personal Information

4. Disclosure of Personal Information

5. Your Privacy Rights

6. Additional Notices

7. Retention

8. Information Security

9. Changes to the Privacy Policy

10. Contact Us

 

1. WHAT THIS PRIVACY POLICY COVERS

This website, located at https://www.rakunest.com (the “Site”), pertains to RakuNest (“RakuNest,” “we” or “us”), a business unit of Rakuten USA, Inc. d/b/a Rakuten Americas (“Rakuten Americas”), part of the Rakuten Group, which includes the affiliates and subsidiaries of our parent company, Rakuten Group, Inc.,  headquartered in Tokyo, Japan.  RakuNest provides local co-working space (Silicon Valley area) and various other business incubation services, both online and in-person, to its business members and also provides occasional webinars on business topics to prospective members and guests (“Services”).  This Privacy Policy explains how RakuNest collects, uses, and discloses personal information about you, including when you access or use our Site, sign up for our free webinars, subscribe to our Digital RakuNest Service, become a co-working space member, or otherwise use or visit our co-working spaces, or otherwise communicate with us about the Services or through the Site.  

 

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2. Collection of Personal Information

Types of Information We May Collect

When you visit our Site or use our Services, including visiting our facilities, we may collect the following types of personal information about you: 

 

Identifiers, such as your name, email address, address, IP address, account information, unique online identifiers, social media account identifiers, driver’s license, passport, or government ID information and your image.

 

Additional Customer Record information, such as your signature, physical characteristics or description to the extent contained in your image (captured via an interactive webinar or at building entry), your telephone number, account passwords, and/or your payment information.

 

Characteristics of Protected Classifications under law, such as any information you may provide us about a disability relevant to accessing or working in our facilities.

 

Commercial Information, such as records of services or products you requested, obtained, or considered.

 

Internet or other network activity information, including online browsing or search history, authentication of passwords or online IDs for subscription access, or information about your interaction with our Digital RakuNest Service, website or any webinar.

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Information and files you post, upload, create, or share when you use or access communications platforms made available for your use by RakuNest as part of our Services (e.g., Slack).

 

Health or Biometric Information, to the extent we conduct temperature or other physical checks, health evaluations or require proof of vaccination status or COVID test results as required to enter our facilities in California to access certain RakuNest co-working space. 

 

 

Sources of Collection

 

We may collect the above types of information in various ways, as described below:

 

Information You Provide to Us Directly

We collect information you provide directly to us, such as when you fill out a form, or otherwise submit, send, or provide your information to us or our agents  yourself, including when you post information, comments, or files to communications platforms made available and monitored by RakuNest.

 

Automatically Collected Information

When you access or use our Site or attend an online presentation or webinar, we (or our service providers) use data collection technologies to automatically collect certain information about you from the device you use to access our Site or webinar, including:

  • Log and Device Information: We systematically collect standard information related to your access to and use of our Site and the device you used to access the Site, such as the type and version of your browser and operating system, hardware model, mobile network information, access times and dates, pages viewed, the referrer page from which you linked to our Site, and IP address.

  • Information Collected by Cookies and Similar Tracking Technologies: We (and our service providers) may also use technologies like cookies (small data files related to your Site visit that are stored on your hard drive or in device memory) and web beacons (embedded electronic images that help deliver cookies and detect or measure events) to automatically collect information related to your Site visit.  Some collected information is considered strictly necessary to the operation of the Site and some enhance the Site performance or capture information for analytics about Site use and marketing campaign effectiveness.  You can clear most cookies in your browser settings to eliminate previously collected or stored information.  We do not enable third parties to set marketing cookies from our Site in a way that would constitute a “sale” or "sharing" of information to them under applicable privacy laws.

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3. Use of Personal Information

We may use the information we collect about you for the business purposes listed below:

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A. To Provide Our Services

We use your information to provide you with our co-working space and subscription Services. For example, we use your name and email address to manage and maintain your Account with us, your identification information to grant you access to the subscription content and facilities, and your payment information to facilitate payment for the Services.  We also collect your email address and any other information you provide when you register to view or attend our free online webinars.

B. To Communicate with You/Provide Customer Service

We may contact you directly or through our service providers regarding our Services in order to deliver transactional or service-related communications.  We also use your information in order to respond appropriately to your inquiries, complaints, or requests in relation to the Site or our Services.

C. To Market to You

We may use your information to send you marketing communications about the Services, and other products, services, and information that may be of interest to you. We may also use your personal information allow our third-party partners to market their products and services to you when we feel this may be of interest to you. See Sections 5(B) and 6(B), respectively, for more information about how to opt-out of sharing your information with our partners for this purpose or how to unsubscribe from our direct marketing communications at any time.

D. For Our Promotional Purposes

We may use feedback that you provide about our Services or your image captured as part of our interactive Webinars or in-person Services for our own promotional purposes, as described in our Terms of Service. 

E. Site and Services Improvement, Analytics

We use your information for our everyday business operations such as analysis, administration, and improvement of the Site and Services, including to add new elements to the Services provided by third parties. We may also use your information for other internal business purposes including business analytics and strategic planning.

F. To Protect You, Others and Our Business

We may use collected information to limit spam, malware, and other malicious online activities and security risks, and to improve and enforce our security measures. We may also use your information to identify, investigate, mitigate, and help prevent illicit, illegal, fraudulent or dangerous activities or situations in relation to the Site or our facilities or Services, or otherwise as necessary to protect the safety, security, and legal rights of persons and/or Rakuten Americas and our workplaces, or to enforce our agreements or policies.

 

We do not process, use, or disclose sensitive personal information to infer characteristics about you.

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4. Disclosure of Personal Information

We may disclose all collected categories of information about you as necessary for our business purposes, as follows or as otherwise described in this Privacy Policy. We do not “sell” or “share” your Personal Information with third parties for the purposes of cross context behavioral advertising or online targeted advertising.

 

A. Disclosure to Service Providers

We may disclose your personal information as necessary to vendors and service providers that perform services for us, including business operations-related services such as providing us with IT and security services and event registration services, providing services to maintain and control access to our co-working spaces, and supporting our provision of our Digital RakuNest Services and other add-on Services to you.

B. At Your Direction

We may disclose your personal information in the event you direct us to provide it to a third-party service provider with whom we provide a referral at your request, or in the event you elect to intentionally interact with a third-party service provider through us. 

C. To Comply with Law

We may disclose your personal information in response to an official request for such information if we believe disclosure is in accordance with, or required by, any applicable law or legal process, including lawful requests by public authorities to meet national security or law enforcement requirements.

D. To Protect You, RakuNest, or Others

We may disclose your personal information to relevant authorities if we believe you may be in danger, your actions are inconsistent with our user agreements or policies, there are reasonable indications you have violated the law, or to protect the rights, property, and safety of you, RakuNest, or others.

E. In Connection with a Business Transaction

We may disclose your personal information in connection with, or during negotiations of, any merger, sale of company assets, financing, or acquisition of all or a portion of our business by another company.

F. Rakuten Group Internal Corporate Administration

We work closely with our affiliate businesses and companies within the Rakuten Group and may disclose certain personal information for Rakuten Group internal corporate administration.
 

In addition to the above listed disclosures of personal information, we may also disclose aggregated or de-identified information that cannot reasonably be used by the recipients to identify you. We maintain this type of information in a deidentified manner and do not attempt to re-identify it.

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5. YOUR CALIFORNIA PRIVACY RIGHTS

Consumers residing in certain locations are afforded certain additional rights with respect to their personal information , including the following:

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A. Description of Your Privacy-Related Rights

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Right to Know and Access:  You have the right to request that we provide certain information to you about our collection and use of your personal information.  Once we receive and confirm your verifiable consumer request (see How to Exercise Your Privacy Rights below), we will disclose to you:

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  • The categories of personal information we collected about you.

  • The categories of sources for the personal information we collected about you.

  • Our business or commercial purposes for collecting or selling that personal information.

  • The categories of third parties to whom we disclose that personal information.

  • The categories of personal information sold to each category of recipient.​

  •  The categories of personal information disclosed for a business purpose to each category of recipient.

  • The specific pieces of personal information we collect and hold about you (also called a data portability request).
     

Right to Request Deletion:  You have the right to request that we delete any personal information we have collected from you and retained, subject to certain exceptions.  Once we receive and confirm your verifiable consumer request, we will delete (and direct our service providers to delete) your personal information from our records, unless an exception applies. 

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Right to Correct Inaccurate Personal Information:  You have the right to request that we correct personal information we maintain about you that is factually inaccurate or incomplete.  Once we receive and confirm your verifiable consumer request, we will correct your personal information in our records, subject to certain exceptions. 

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Right to Opt-Out of Sale of the sales of Personal Information:  

We Do Not Sell or Share My Personal Information.

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  • Right to Appeal: In the event that we deny your request to exercise your rights, you may have the right to appeal our decision, depending on your state’s law. Please send your appeal request with a summary of the request and decision you want to appeal to rusa-privacy@mail.rakuten.com. Within 45-60 days after receipt of an appeal, we will inform you in writing of any action taken or not taken in response to the appeal, including a written explanation of the reason for the decisions.

 

 

  • Right to Non-Discrimination: We will not discriminate against you for exercising any of your privacy rights. In response to you exercising any of your privacy rights, we will not:

    • ​​Deny you goods or services

    • Charge you different prices or rates for goods or services, including through granting discounts or other benefits, or imposing penalties

    • Provide you a different level or quality of goods or services, or

    • Suggest that you may receive a different price or rate for goods or services or a different level or quality of goods or services

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B.  How To Exercise Your Privacy Rights

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You may update and correct certain account information you provide to us at any time by emailing us at  us-rakunest@mail.rakuten.com. Otherwise, to exercise your privacy rights as described above, you may submit a request to us by either:

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Your request must be verifiable. In order for us to verify your identity, we will match certain information that you provide in your request with data that we maintain and have determined to be reliable for the purposes of verification. We will only use personal information provided in a verifiable consumer request to verify the requestor's identity or authority to make the request.

 

Only you, or someone legally authorized to act on your behalf, may make a verifiable consumer request related to your personal information. We may require any agent making a request on your behalf to provide a written permission from you to submit a request on your behalf and will still require you to verify your identity as the requestor.

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6. ADDITIONAL NOTICES

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A. Notice Regarding Information of Minors 

Our Site and Services are intended for adults over 18 years of age, and we do not knowingly collect, sell, or share personal information of minors under 16 years of age without affirmative authorization or affirmative, verifiable consent from a parent for those under age 13.

 

B. Your Other Communications Choices

 

  • Account information: If you wish to delete or deactivate your Account, please email us at us-rakunest@mail.rakuten.com, but note that we may retain certain information or archived copies of information about you for a certain period of time as permitted or required by law or for legitimate business purposes.

 

  • Communications from RakuNest: If you no longer wish to receive any marketing-related emails sent to you by RakuNest, you may contact us at us-rakunest@mail.rakuten.com. Please note that even if you opt out of receiving promotional communications from us, we may still send you transactional communications, including emails about your Account or the Services.

 

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7. RETENTION

We retain personal information about you for as long as it is necessary to fulfill the purposes for which we collect it, as described above in Section 3. Some of your information may be retained in our systems even after you request your information to be deleted, in accordance with applicable privacy laws, including in order to comply with our obligations under applicable law, collect fees owed, resolve disputes, enforce our legal rights, undertake any investigations necessitated by the foregoing, and otherwise use internally in a lawful manner that is reasonably aligned with reasonable consumer expectations or compatible with the context in which the information was provided.

 

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8. INFORMATION SECURITY

We have implemented technical and organizational measures to provide a level of security appropriate to the risk to the personal information that we process. These measures are aimed at preserving the ongoing integrity and protecting the confidentiality of users’ personal information. We evaluate these measures on a regular basis to confirm that they continue to maintain and apply an appropriate level of security.

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9. CHANGES TO THE PRIVACY POLICY

We may change this Privacy Policy from time to time and review it at least once every 12 months. When we make changes, we will notify you by revising the date at the top of the policy and, in the event we make a change that may have a material impact on you, we will provide you with additional notice (such as adding a statement to our website homepage or sending an email notification). We encourage you to review the Privacy Policy whenever you access the Site Services or otherwise interact with us to stay informed about our information practices and the choices available to you.

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10. CONTACT US

If you have any questions about this Privacy Policy, please contact us at:

Rakuten USA, Inc. d/b/a Rakuten Americas

RE: RakuNest Privacy

900 Concar Drive,

San Mateo, California 94402, U.S.A

Email: rusa-privacy@mail.rakuten.com

Tel: +1 (888) 551-2118 (privacy inquiries only)

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RakuNestプライバシーポリシー および個人情報収集に関する通知
 

最終更新日：2024年7月10日

  1. 本プライバシーポリシーの対象範囲

  2. 個人情報の収集

  3. 個人情報の利用

  4. 個人情報の開示

  5. プライバシー権

  6. 追加通知

  7. 保持

  8. 情報セキュリティ

  9. プライバシーポリシーの変更

  10. お問い合わせ

    1. 本プライバシーポリシーの対象範囲

このウェブサイト（https://www.rakunest.com、以下「サイト」）は、Rakuten USA, Inc. d/b/a Rakuten Americas（以下「Rakuten International」）の事業部門であるRakuNest（以下「RakuNest」、「当社」または「私たち」）に関するものです。RakuNestは、親会社であるRakuten Group, Inc.（本社：日本東京都）の関連会社および子会社を含むRakuten Groupの一部です。RakuNestは、ビジネスメンバーに対して、シリコンバレー地域のコワーキングスペースやその他のビジネスインキュベーションサービスをオンラインおよび対面で提供し、また、見込みメンバーやゲストに対してビジネストピックに関するウェビナーを時折提供しています（以下「サービス」）。本プライバシーポリシーは、あなたが当社のサイトにアクセスまたは利用する際、ウェビナーやイベントに登録する際、デジタルRakuNestサービスに登録する際、コワーキングスペースのメンバーになる際、またはその他の方法で当社のサービスを利用または訪問する際、またはサービスやサイトを通じて当社とコミュニケーションを取る際に、RakuNestがあなたの個人情報をどのように収集、利用、および開示するかを説明します。

2. 個人情報の収集

A. 収集する情報の種類 あなたが当社のサイトを訪問したり、サービスを利用したり、施設を訪問したりする際に、以下の種類の個人情報を収集することがあります：

• 識別子：名前、メールアドレス、住所、IPアドレス、アカウント情報、ユニークなオンライン識別子、ソーシャルメディアアカウント識別子、運転免許証、パスポート、政府発行のID情報、画像など。

• 追加の顧客記録情報：署名、物理的特徴や説明（インタラクティブなウェビナーや建物の入口で撮影された画像に含まれる場合）、電話番号、アカウントパスワード、支払い情報など。

• 法律で保護される分類の特性：障害に関する情報（施設へのアクセスや作業に関連する場合）。

• 商業情報：要求、取得、または検討したサービスや製品の記録。

• インターネットやその他のネットワーク活動情報：オンライン閲覧や検索履歴、サブスクリプションアクセスのためのパスワードやオンラインIDの認証、デジタルRakuNestサービス、ウェブサイト、ウェビナーとのインタラクションに関する情報など。

• 情報およびファイル：RakuNestが提供するコミュニケーションプラットフォーム（例：Slack）を使用またはアクセスする際に投稿、アップロード、作成、共有する情報およびファイル。

• 健康または生体情報：カリフォルニア州のRakuNestコワーキングスペースにアクセスするために必要な場合、温度チェックやその他の身体検査、健康評価、ワクチン接種状況やCOVIDテスト結果の証明など。

B. 収集の方法 上記の情報は、以下の方法で収集されることがあります：

• あなたが直接提供する情報：フォームに記入する際や、情報を送信、提供する際、RakuNestが提供し監視するコミュニケーションプラットフォームに情報、コメント、ファイルを投稿する際など。

• 自動的に収集される情報：サイトにアクセスまたは利用する際や、オンラインプレゼンテーションやウェビナーに参加する際に、デバイスから自動的に収集される情報。

• ログおよびデバイス情報：サイトへのアクセスおよび利用に関連する標準情報、使用したデバイスの種類とバージョン、ブラウザとオペレーティングシステム、ハードウェアモデル、モバイルネットワーク情報、アクセス日時、閲覧ページ、参照ページ、IPアドレスなど。

• クッキーおよび類似の追跡技術によって収集される情報：クッキー（サイト訪問に関連する小さなデータファイル）やウェブビーコン（クッキーの配信やイベントの検出・測定を助ける埋め込み電子画像）を使用して自動的に収集される情報。


3. 個人情報の利用

収集した情報は、以下のビジネス目的で利用されます：

A. サービスの提供 コワーキングスペースおよびサブスクリプションサービスの提供のために情報を利用します。例えば、名前とメールアドレスを使用してアカウントを管理し、識別情報を使用してサブスクリプションコンテンツや施設へのアクセスを許可し、支払い情報を使用してサービスの支払いを促進します。

B. コミュニケーションおよびカスタマーサービスの提供 サービスに関する取引やサービス関連のコミュニケーションを提供するために、直接またはサービスプロバイダーを通じて連絡を取ります。また、サイトやサービスに関する問い合わせ、苦情、リクエストに適切に対応するために情報を利用します。

C. マーケティング サービスやその他の製品、サービス、情報に関するマーケティングコミュニケーションを送信するために情報を利用します。マーケティングコミュニケーションの配信停止については、セクション6を参照してください。

D. プロモーション目的 サービスに関するフィードバックやインタラクティブなウェビナーや対面サービスで撮影された画像をプロモーション目的で利用します。

E. サイトおよびサービスの改善、分析 サイトおよびサービスの分析、管理、改善のために情報を利用します。また、ビジネス分析や戦略的計画などの内部ビジネス目的にも情報を利用します。

F. 保護 スパム、マルウェア、その他の悪意のあるオンライン活動やセキュリティリスクを制限し、セキュリティ対策を強化するために情報を利用します。また、違法行為や危険な活動を特定、調査、軽減、防止するために情報を利用します。


4. 個人情報の開示

収集した情報は、以下のビジネス目的で開示されることがあります：

A. サービスプロバイダーへの開示 ITおよびセキュリティサービス、イベント登録サービス、コワーキングスペースの管理およびアクセス制御サービス、デジタルRakuNestサービスの提供をサポートするサービスプロバイダーに情報を開示します。

B. あなたの指示による開示 第三者サービスプロバイダーに情報を提供するよう指示された場合や、第三者サービスプロバイダーと意図的にやり取りする場合に情報を開示します。

C. 法律に従った開示 適用される法律や法的手続きに従って情報を開示します。

D. 保護のための開示 危険がある場合や、ユーザー契約やポリシーに反する行動がある場合、法的権利を保護するために情報を開示します。

E. ビジネス取引に関連する開示 合併、会社資産の売却、資金調達、事業の一部または全部の買収に関連して情報を開示します。

F. Rakuten Group内部の企業管理 Rakuten Group内部の企業管理のために情報を開示します。

 

5. プライバシー権

特定の地域に居住する消費者には、以下のプライバシー権が付与されます：

A. プライバシー関連の権利の説明

• 知る権利およびアクセス権：収集および利用する個人情報に関する情報を提供するよう要求する権利。

• 削除要求権：収集した個人情報の削除を要求する権利。

• 不正確な個人情報の修正要求権：不正確または不完全な個人情報の修正を要求する権利。

• 個人情報の販売または共有のオプトアウト権：個人情報の販売または共有をオプトアウトする権利。

• 異議申し立て権：要求が拒否された場合に異議申し立てを行う権利。

• 差別禁止権：プライバシー権を行使したことに対して差別を受けない権利。

B. プライバシー権の行使方法

アカウント情報の更新および修正は、us-rakunest@mail.rakuten.comまでメールでご連絡ください。その他のプライバシー権を行使するには、以下の方法でリクエストを提出してください：

• CCPAリクエストウェブフォームに記入 • メールでの連絡：rusa-privacy@mail.rakuten.com • フリーダイヤル：+1 (888) 551-2118（プライバシーリクエスト専用）

リクエストは検証可能である必要があります。リクエストの検証には、提供された情報と当社が保持する信頼性のあるデータを照合します。リクエストの検証には、提供された個人情報を使用します。

 

6. 追加通知

A. 未成年者の情報に関する通知 サイトおよびサービスは18歳以上の成人を対象としており、16歳未満の未成年者の個人情報を収集、販売、共有することはありません。

B. その他のコミュニケーションの選択肢

• アカウント情報：アカウントの削除または無効化を希望する場合は、us-rakunest@mail.rakuten.comまでご連絡ください。ただし、法的に許可されている場合や正当なビジネス目的のために一定期間情報を保持することがあります。

• RakuNestからのコミュニケーション：マーケティング関連のメールを受け取りたくない場合は、us-rakunest@mail.rakuten.comまでご連絡ください。ただし、プロモーションコミュニケーションをオプトアウトしても、アカウントやサービスに関する取引メールは引き続き送信されることがあります。

7. 保持

個人情報は、収集目的を達成するために必要な期間保持されます。削除を要求した場合でも、法的義務を遵守するため、料金の回収、紛争の解決、法的権利の行使、調査の実施などのために情報を保持することがあります。

8. 情報セキュリティ

個人情報の処理に適したレベルのセキュリティを提供するために、技術的および組織的な対策を実施しています。これらの対策は、ユーザーの個人情報の機密性を保護し、継続的な整合性を維持することを目的としています。これらの対策は定期的に評価され、適切なレベルのセキュリティが維持されていることを確認します。

 

9. プライバシーポリシーの変更

本プライバシーポリシーは、随時変更されることがあります。変更は公開時に有効となります。変更があった場合、ポリシーの上部の日付を更新し、重大な影響がある場合は追加の通知を行います（例：ウェブサイトのホームページに声明を追加する、メール通知を送信するなど）。サイトサービスにアクセスする際や当社とやり取りする際には、情報の取り扱い方法や選択肢について最新の情報を確認することをお勧めします。

 

10. お問い合わせ

本プライバシーポリシーに関する質問がある場合は、以下の連絡先までお問い合わせください：

Rakuten USA, Inc. d/b/a Rakuten Americas RE: RakuNest Privacy 900 Concar Drive, San Mateo, California 94402, USA Email: rusa-privacy@mail.rakuten.com Tel: +1 (888) 551-2118（プライバシーに関する問い合わせ専用）

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